Veamos la importancia de los sistemas para empresas y algunos que podemos comenzar a usar de manera totalmente gratuita.
Desde hace ya unos años, estamos sin darnos cuentas, inmersos en una verdadera revolución en el uso de las nuevas tecnologías en nuestro día a día. Ahora es difícil no ver por la calle a una persona sin su smartphone, tablet o pulsera digital. Y en nuestras casas ya es habitual la fibra óptica o los aparatos domésticos conectados a internet. Lo digital invade nuestras vidas, pero… ¿qué sucede en las empresas?
En la actualidad, me es difícil pensar en una empresa, e incluso profesional autónomo, que funcione sin utilizar la tecnología para mejorar su productividad y gestión empresarial.
Me es dificil pensar en alguien que pueda permitirse no utilizar la innovación tecnológica, en su justa medida, para mantenerse competitivo y poder abordar los muchos procesos empresariales que, por ejemplo utilizando un software de gestión contable, de facturación, de gestión administrativa, gestión integral, ERP, CRM, etc.; se gestionan de forma más organizada, más cómoda, en equipo y desde cualquier lugar conectado a internet si trabajamos en la nube.
Sin embargo, todavía es relativamente fácil encontrarse con empresas que a, pesar de tener un gran recorrido, se han acostumbrado a vivir con multitud de problemas de gestión por no incorporar estas nuevas tecnologías.
Si llevas una empresa, seguramente te habrás preguntado en alguna ocasión si es necesario tener un software de gestión. La respuesta es un rotundo SI. Gracias a él, ganarás organización, control y competitividad.
Y en este momento es donde muchos me preguntan, “¿Y cuánto voy a tener que invertir? ¿Cuánto tiempo voy a tardar? ¿Es seguro usar un sistema en la nube?”.
Llegó la hora de romper con un par de mitos
Ya que existen algunas creencias que impiden que muchas Pymes se atrevan a adquirir un Software de Gestión Empresarial en sus compañías, veamos algunas de ellas:
1 Un Software de gestión es una herramienta compleja.
2 Implementar un software así requiere altos costos económicos.
3 Es un proceso muy largo.
4 Son sistemas únicamente para grandes empresas.
Dejenme decirles, que todo esto es INCORRECTO, y todas estas creencias se convierten en una barrera que hace que algunas Pymes no se atrevan a contemplar esta decisión como un beneficio para su negocio sin motivo alguno.
Podemos implementar softwares de gestión en cualquier negocio, sin importar el tamaño o trayectoria, no es necesario que invirtamos grandes sumas si no contamos con ese capital, y no son procesos largos y los planteamos como un proyecto fundamental y le brindamos el tiempo necesario (incluso, mientras más nueva sea la empresa, más fácil y rápido es).
Por eso, hoy quiero enfocarme en las PYME o autónomos, quiero que se animen a dar este pequeño gran salto hacia la digitalización de la gestión de su negocio con la mención de algunas herramientas que son totalmente gratuitas, y que les permitirá dar sus primeros pasos, considerando estos Softwares gratuitos como solución de gestión.
Por supuesto que a medida que nuestro negocio vaya creciendo, deberemos buscar nuevas alternativas más complejas y en muchas ocasiones más costosas, pero si tienes una PYME y nunca has tenido un software de gestión, comenzar con estas herramientas será completamente un camino de ida.
Softwares de gestión gratuitos como solución
FACTURACIÓN
Para la empresa que no trabaje con cuentas corrientes ni tenga que controlar stock, etc. serviría una herramienta exclusivamente de facturación como Factura Gratis. Un sistema en nube que con su versión gratuita de por vida te permite realizar hasta 20 facturas electrónicas por mes.
ERP
Si queremos algo más que solo facturar, debemos comenzar a pensar en planificación de recursos empresariales o el software ERP, que puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.
Una buena solución gratuita es Xubio.
Xubio es un software de gestión en nube, que cuenta con una versión gratuita muy interesante. Te permite realizar hasta 100 facturas electrónicas por mes, llevar cuentas corrientes tanto de compras como ventas, y llevar la contabilidad de tu emprendimiento. Además tiene opciones de sincronización con Mercado Pago, Mercado Libre, Mercado Shops y Tienda Nube.
Lo suelo recomendar mucho a aquellos Monotributistas que recién comienzan y quieren llevar sus números de manera organizada pero también lo he visto funcionando perfectamente en pymes un poquito más grandes que un Monotributista con su versión gratuita, para más funcionalidades tendrás que pasar a una opción de pago.
De hecho, es el sistema que utilizo en su mayoría, para mis clientes online, ya que de esta manera, yo tengo acceso cómo su contadora, y me permite ayudarlos de una mejor manera trabajando 100% en la nube.
Si no lo conocías, y llevas tus números en excel, o te cansaste de que se te caiga la página de AFIP mientras facturas, te recomiendo googlear este sistema. Además cuenta con su App disponible para hacer facturas o revisar las cuentas corrientes de nuestros clientes en el celular.
Si se te complica realizar las configuraciones para tu negocio y necesitas ayuda, no dudes en avisarme!.
Lamentablemente estas versiones gratuitas no permiten la gestión de inventarios, por lo que si vendes productos y requieres esta funcionalidad, te recomiendo la funcionalidad de Inventarios de Oddo para gestionar tu stock de manera gratuita.
CRM
La definición de CRM (en inglés Customer Relationship Management, o Gestión de las relaciones con clientes) es una aplicación que permite centralizar en una única Base de Datos todas las interacciones entre una empresa y sus clientes.
Son sistemas informatizados de gestión del cliente. Lo que no está escrito no existe. Muchas veces se toman decisiones de pasillo y es importante que todo lo relevante se trackee luego en el CRM, de manera que toda interacción con el cliente quede recogida. Un buen CRM te puede ahorrar hasta un 70% de tiempo en la gestión del cliente.
Zoho CRM es un software de gestión en la nube. Este centraliza el control de la relación con todos los actores relevantes en el proceso de negocio empresarial, especialmente los clientes.
Su edición gratuita te brinda tres usuarios y elementos esenciales, tales como clientes potenciales, documentos y aplicaciones móviles, es una opción perfecta para la pequeña empresa.
Todas estas herramientas son muy útiles en su versión gratuita y para una PYME suelen ser suficiente. Derriba los mitos y empieza a aplicar estas herramientas en tu PYME.
Los softwares de gestión permiten analizar y recoger la información para ayudar a la toma decisiones, aumentando así la competitividad de nuestra empresa. De este modo mejora la productividad y nos permite realizar los ajustes necesarios para mejorar en la producción.
En esencia, la gestión de procesos y recursos que permiten estas herramientas, han sido diseñadas para impulsar el rendimiento global del negocio. Consecuencia de ello es que, cuanto mayor sea el número de procesos empresariales implementados en el sistema informático de gestión, y mayor sea el grado de utilización del mismo por parte del personal, mayor será la eficiencia y rentabilidad que la compañía obtiene con la implantación de un software de gestión.
Micaela Coria
Contadora Pública
